Comment réussir le passage aux SEPA?

Les entreprises vont devoir s'activer pour réussir leur passage au Sepa.
Cinq conseils pour mener à bien ce challenge avant la date butoir du 1 er  février 2014. 

Inscrit dans le prolongement du passage aux pièces et billets en euros, l'espace unique des paiements (Sepa) sera effectif au 1 ^er février 2014. Souhaité par l'Europe, il permettra aux particuliers ou aux entreprises d'effectuer des règlements en Europe de la même manière et avec autant de facilité que dans leur propre pays. Le Sepa, qui entend donc simplifier les paiements, tout en réduisant leurs coûts, signe la fin des virements et prélèvements « à la française », remplacés respectivement par les nouveaux « SCT » et « SDD » 

Mais pour les entreprises, le basculement est loin d'être évident : il faut compter plusieurs mois et des milliers de jours hommes dans certaines structures, en raison de leur taille, ou de la cohabitation de nombreux systèmes d'information. « Le délai est déjà trop court aujourd'hui. Les entreprises qui n'ont pas encore commencé leur projet doivent le considérer comme absolument prioritaire, d'autant qu'il y aura obligatoirement un goulet d'étranglement chez les prestataires de services après l'été », estime Olivier Bornecque, sponsor du projet Sepa du groupe Aviva en France, et membre du Comité national Sepa. Dans cette perspective, cinq conseils pour relever le challenge.

Aller au-delà de la contrainte

1 Certes, l'origine du projet Sepa est avant tout réglementaire, mais il serait dommage de le réduire à cela. « Le Sepa peut aussi constituer une réelle opportunité d'améliorer sa relation avec ses banques, ses clients et ses fournisseurs », estime Hervé Postic, directeur général d'Utsit, une société de conseil spécialisée dans les systèmes d'information de trésorerie. Comment ? En profitant des mises à jour de logiciels pour améliorer la facturation et les outils de relation clients, mais aussi procéder à des lettrages automatiques (par exemple, sur les retours de paiements). « En exigeant des mandats de prélèvement d'un nouveau type, le prélèvement Sepa force à se poser les bonnes questions et à moderniser ses outils de CRM », explique Hervé Postic. Et au final ? « Avec la disparition des commissions interbancaires, et l'arrivée de nouveaux entrants sur les marchés des moyens de paiement, les entreprises peuvent alors avoir l'opportunité de réduire leurs coûts ou d'améliorer leurs procédures. »

Ne pas se lancer tête baissée dans l'informatique

2 Si l'une des dimensions majeures du Sepa relève des systèmes d'information (il faut modifier les formats de fichiers), là n'est pas l'aspect le plus sensible. « Il faut avant tout s'interroger sur son périmètre d'action et prendre les bonnes options stratégiques pour chaque pays », prévient Franz Zurenger, trésorier en charge des engagements et des systèmes information du groupe Elior.

S'appuyer sur des partenaires spécialisés

3 Faire appel à des acteurs spécialisés est une façon rapide de régler une bonne partie des problèmes du basculement au Sepa. Les fournisseurs de logiciels, les banques, ou des acteurs spécialisés proposent aujourd'hui des mises à jour compatibles Sepa de leurs solutions, des offres clefs en main de conversion de fichiers, ou encore des services d'assistance très efficaces. « Certaines banques proposent déjà de fournir le BIC (code de la banque du destinataire) à partir de l'Iban (nouveau format international de numéro de compte) et une mise en concurrence par appel d'offres peut permettre de faciliter grandement la préparation de la bascule », estime Olivier Bornecque. Côté prélèvements ? Ils sont beaucoup plus difficiles encore à mettre en place que les virements. Mais, que les volumes concernés soient importants ou non, il existe désormais des offres d'externalisation clefs en main, depuis la mise en place des procédures jusqu'au suivi des aspects juridiques. Attention, toutefois, à ne pas se retrouver pieds et poings liés dans les mains d'un seul acteur. « Si l'entreprise confie la conversion de tous ses fichiers, ou la gestion des prélèvements, à un unique fournisseur, il sera ensuite difficile d'en changer », prévient Franz Zurenger.

Elargir le sujet au-delà des fonctions financières

4 Le projet Sepa n'est pas uniquement un sujet de trésorerie. Il touche l'ensemble de la direction financière à travers l'adaptation des outils de comptabilité, mais aussi les services informatiques, qui devront contrôler les mises à jour. Mais il n'y a pas que la finance, la direction des achats est aussi concernée par la mise en place des virements SCT, tandis que les prélèvements SDD vont impliquer les services juridiques, le marketing ou encore les services commerciaux et la relation client. « Il y a de nombreux enjeux fonctionnels, et même les directions générales sont concernées, car certaines options ne peuvent être prises qu'en accord avec la politique du groupe », estime Gilbert Labbé chez EDF et président de la commission Sepa de l'Association française des trésoriers d'entreprise (AFTE).

Ne pas jouer avec l'obligation de gestion des mandats

5 L'une des grandes difficultés du passage au Sepa ? La nouvelle procédure de gestion des mandats de prélèvement. « Alors que, jusqu'à présent, les banques en étaient responsables, c'est aux entreprises qu'il revient désormais de gérer les mandats de leurs clients », indique Gilbert Labbé. Et ce n'est pas sans risque… « En cas de doute sur la qualité de la gestion des mandats d'une entreprise, on peut redouter que ses clients se groupent pour lui réclamer en même temps des remboursements dans une sorte de "class action" médiatisée : c'est alors non seulement sa trésorerie, mais la crédibilité du moyen de paiement, qui sera en jeu », relève Hervé Postic. Autant dire qu'il faut être irréprochable sur la gestion de ses mandats. Mais il faut aussi l'adapter à son métier : « Certaines activités sont plus sensibles que d'autres au risque de fraude, et le mandat peut être un point très névralgique », souligne Gilbert Labbé. Car le Sepa ne garantit pas la bonne foi des clients…

Cécile Desjardins

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